Formación a Medida - LAS 4P´s DE LA ORGANIZACION DE ACTOS Y EVENTOS DE EMPRESA

Aprende a coordinar eficazmente la logística y a reducir tiempos


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Programa

La secretaria en la organización de eventos

  • Funciones de la secretaria multifuncional en la organización de eventos o actos empresariales: competencias y responsabilidades
    - El rol de la secretaria multifuncional: la importancia de su participación en el equipo coordinador/organizador:
       * por qué debe estar involucrada en la organización de actos y reuniones
       * las sinergias y beneficios de su incorporación en todo el proceso: diseño, planificación, implementación y evaluación
  • Aspectos generales y particulares de los actos más habituales en las empresas
    - Actos, eventos y reuniones: clasificación de los distintos tipos de actos empresariales
    - Destinatarios: descripción y características de los invitados
    - Cuáles son los objetivos y finalidad del acto a organizar: Determinación de resultados a corto, medio y largo plazo

La organización de un evento paso a paso

  • Cuáles son las fases y procesos necesarios para la organización de un evento de empresa
    - Exposición y explicación previa de todas las etapas
    - ¿En qué consiste la fase de diseño? Actividades previas a la organización
       * definición de intereses y objetivos que se pretenden alcanzar con el evento
       * primeras decisiones básicas para acometer la planificación: fecha, lugar, dimensión
    - Qué puntos se deben tener en cuenta en la fase de organización
      
    -denominación
       -objetivo
       -finalidad
       -calendario
       -presupuesto
       -staff organización
       -localización
       selección de servicios, productos y proveedores
    - Requisitos para la puesta en marcha de la organización del evento
       * Cómo preparar el programa con el que se desarrollará el acto
       * Cómo confeccionar una correcta lista de asistentes
       * Criterios de selección para elegir el lugar del evento
       * Consideraciones a tener en cuenta para la reserva del alojamiento
       * Actividades que tendrán lugar según el acto que se realice
       * Desplazamientos y medios de transporte
       *¿Se necesitará personal auxiliar para la celebración del acto?
       * Gestión del tiempo: cómo se manejan las previsiones de cierre de las actividades de planificación y organización
    - Consideraciones fundamentales para asegurar el éxito de una reunión o acto empresarial
       * Pautas de actuación en salones de hotel
       * Organización de actividades no profesionales previas o posteriores al evento
       * Actividades paralelas para acompañantes
       * Cómo preparar la documentación, dossier y programas del acto
       * Regalos y detalles para los asistentes.Criterios de selección
       * Acondicionamiento y decoración del lugar del acto
  • Normas de Protocolo y cortesía que se deben aplicar en función del acto o evento organizado
    - Diferencias entre protocolo oficial, protocolo de empresa y las normas internas de la compañía
    - Precedencias y Presidencias en el ámbito empresarial: reuniones de trabajo y almuerzos
    - Diferencias culturales a tener en cuenta en la organización de actos y reuniones
    - Cómo diseñar y confeccionar las invitaciones a los asistentes al acto organizado según el cargo del destinatario y los motivos de la convocatoria
    - Cómo situar a los asistentes en una reunión. Preparación de mesas en actos y eventos
    - Recepción y despedida de altos cargos y autoridades institucionales
  • Las horas decisivas en la organización: técnicas, trucos y sugerencias para los momentos inmediatamente anteriores y posteriores a su celebración
    - 24/48 horas antes de la reunión
       * instalación y montaje de estructuras
       * recepción de materiales
       * listado de asistentes
       * confirmación de servicios varios
       * ensayo general
    - 6/12 horas antes de la reunión: verificación y control de todos los puntos anteriores
    - Recepción y acreditación de los asistentes. Qué alternativas existen para controlar la asistencia según el tipo de acto
    - Cierre del evento: recogida de elementos, catering, fotografía
    - Cómo la secretaria puede realizar el seguimiento del evento
       * corrección de base de datos de asistentes/invitados
       * contactos y oportunidades de mejora
    - Evaluación de la reunión o acto:
       * desde el punto de vista comercial/operativo
       * nivel de aceptación y asistencia
       * críticas, quejas y sugerencias
    - Las 4P s + las 4S s = una fórmula para asegurar el éxito

CONTENIDO PRÁCTICO

' El desarrollo teórico del seminario será complementado con la realización de dos ejercicios prácticos sobre la organización de actos de empresa de distintas características.

' Incluye la participación de José Antonio Lisbona, Director General de SanchísComunicación para realizar la exposición de la organización y desarrollo de un caso real: la Convención de Proveedores de Nissan Motor Ibérica




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