Documentación - Personal Assistant para la Alta Dirección

Madrid, 5, 6, 12 y 13 de Junio de 2014


Formación exclusiva para los Asistentes Ejecutivos que quieren participar activamente en el éxito y crecimiento de su empresa

Programa

 

PROGRAMA DE TRABAJO

 

Jueves,  5 de Junio               

MODULO 1

9.00-11.00h                                       

Project Management


MODULO 2

11.30-14.00h/15.00-16.30h   

Comprensión e interpretación de la información financiera

 

MODULO 3

16.30-18.30h                                     

Excel y Access desde la práctica

 

Viernes, 6 de Junio              

9.00-13.30                                          

Continuación del MODULO 3

 

MODULO 4

14.30-18.30                                        

Presentaciones con Prezi

 

Jueves, 12 de Junio              

MODULO 5

9.00-12.30                                          

Gestión de Archivos Digitales. Nuevas aplicaciones Multiplataforma. Evernote y Dropbox

 

MODULO 6

12.30-14.30/15.30-18.30h

Gestión Avanzada de Múltiples Prioridades. Utilización de aplicaciones multiplataforma GTD, ZTD y Autofocus

 

Viernes, 13 de Junio            

MODULO 7

9.00-12.30

Inteligencia Emocional / Adaptación al cambio y crisis

 

MODULO 8

12.30-13.30h                                     

Sinergia y colaboración estratégica con el Directivo


MODULO 9

14.30h-18.30h                                    

Protocolo Empresarial

 

HORARIO

 

Recepción: 8.50h

Apertura de la Jornada: 9.00h

Fin de la Jornada: 18.30h


MODULO 1

Project Management para Asistentes de Dirección. Metodología para planificar, ejecutar y controlar proyectos con éxito. Herramientas tecnológicas para la Gestión de Proyectos. Microsoft Project ¿Cómo utilizarlas?

  • Gestión empresarial: gestión de operaciones y gestión de proyectos
  • Factores que influyen en el éxito de los proyectos y las pautas para gestionarlos eficazmente
    • Definición, características y fases del proyecto
    • Cómo afrontar lo inesperado gestionando el riesgo
  • Entender los requisitos del directivo: liderando el inicio del proyecto de manera efectiva
  • Planificación, ejecución y control del proyecto
    • Cómo gestionar y cerrar proyectos de manera ordenada
    • Métodos de cálculo y representación de proyectos
    • Herramientas para la gestión de proyectos
  • Factores clave del éxito de un proyecto
    • Trabajo en equipo
    • El equipo de trabajo
  • Comunicación efectiva: ¿qué, a quién, cómo y cuándo hay que decirlo?

 

MODULO 2

Conocimientos Financieros: comprensión e interpretación de la información financiera para acometer con éxito proyectos

  • Concepto económico - financiero de empresa
    • Patrimonio: Balance de Situación
    • Actividad: Cuenta de Pérdidas y Ganancias
    • EBITDA
  • La Contabilidad
    • Método de Registro de información
    • Instrumento de control y gestión
    • Corriente económica y corriente financiera
  • El ciclo de explotación
    • Empresas comerciales
    • Empresas industriales
    • Empresas de servicios
  • Control de gestión
    • Beneficio previsto
    • Tesorería prevista
    • Balance de situación previsto

 

MODULO 3

EXCEL y ACCESS en la práctica: optimización y gestión electrónica de la información a través del uso de herramientas tecnológicas

Hoja de cálculo Excel

  • Tipos de datos
  • Tipos de operadores
  •  
    • Operadores matemáticos. Prioridades
    • Operadores de comparación
    • Operador de concatenación de textos
    • Operadores de referencia
    • Operadores lógicos
  • Fórmulas y funciones
  • Referencias externas. Vínculos
  • Mensajes de error
  • Operaciones con matrices
  • El Solver
  • Macros automáticas
  • Funciones de usuario
  • Combinación de correspondencia con datos procedentes de tablas
  • Tablas dinámicas

Base de datos Access

  • Introducción. Creación de una base de datos.
  • Tipos de objetos.
  • Creación de tablas. Registros, campos y propiedades.
  • Importación y exportación de objetos.
  • Relaciones.
  • Consultas. Tipos.
  • Formularios.
  • Tablas dinámicas.
  • Informes.
  • Macros

 

MODULO 4

Presentaciones con Prezi: cómo diseñar presentaciones innovadoras que obtengan atención, despierten interés y seduzcan a la audiencia

  • Principios básicos de diseño de presentaciones
  • Características diferenciales de Prezi frente al software de presentaciones secuenciales (Power Point y Keynote)
  • Características de los distintos tipos de cuenta: Public, Enjoy, Pro
  • Herramientas de diseño: lienzo, inserción de imágenes, vídeos y texto, marcos y rutas, temas.
  • Creación de presentaciones atractivas, elegantes y funcionales con Prezi
  • Cómo evitar los errores más comunes y graves al diseñar Prezis e identificar los recursos para potenciar nuestro mensaje

 

MODULO 5

Gestión de archivos digitales. Control, seguimiento, modificación y conservación. Herramientas y aplicaciones. Lo último en Gestión Multiplataforma de Archivos. Aplicación práctica de Evernote y Dropbox

  • Digitalizar y limpiar documentos en papel
    • Sistema de digitalización
    • OCR
  • Cómo organizar y almacenar los archivos informáticos: documentos, imágenes, correo electrónico
    • Estructura eficaz de carpetas
    • Tratamiento práctico de los documentos del correo electrónico
    • Creación de ficheros en formato PDF
    • Codificación de documentos e informes
    • Almacenamiento en la nube externa: Dropbox, Google Drive, iCloud
  • Gestión de archivos con Evernote: cómo conseguir una gestión sincronizada de todas tus capturas de datos digitales.

 

MODULO 6

Gestión avanzada de múltiples prioridades. Técnicas de apoyo y utilización de aplicaciones multiplataforma para ser más productivo y cumplir con objetivos y resultados. GTD, ZTD y Autofocus.

  • Establecimiento de objetivos en entornos multi-task
  • Claves para distinguir con eficacia entre objetivos a medio y largo plazo
    • La programación
  • Toma de decisiones en la priorización y ejecución de la tarea.
  • Planificación eficaz del trabajo
    • Gestión eficaz del tiempo
    • Cómo cumplir con los plazos cuando no es posible la delegación
  • Sistemas de productividad personal eficaces frente a los imprevistos e "imponderables" que trastocan el plan de trabajo
  • Técnicas y herramientas para afrontar la presión y reducir el estrés
    • Autogestión emocional
    • GTD
    • ZTD
    • Autofocus
    • Gestión de email
    • Software para la gestión de tareas personales y grupales.

 

MODULO 7

Inteligencia Emocional/Adaptación al cambio-crisis.  Cómo desarrollar  las  habilidades emocionales imprescindibles para adaptarse al cambio con creatividad y enfrentarse a las situaciones de crisis

  • ¿Qué es la inteligencia emocional?
    • Cociente intelectual y distintos tipos de inteligencia
    • La inteligencia, ¿capacidad innata o adquirida?
  • Las cinco habilidades prácticas de la Inteligencia Emocional
    • Auto-conocimiento, control emocional, motivación, empatía, habilidades sociales y habilidades de negociación
  • Adaptarse al cambio
    • Factores que motivan el cambio
    • El proceso de adaptación y sus fases
    • Lecciones aprendidas de "¿Quién se ha llevado mi queso?"
    • Herramientas básicas para enfrentarse al cambio
  • Gestión de situaciones de crisis
    • Identificar potenciales crisis
    • Establecer procedimientos de actuación
    • Marcar las líneas generales de comunicación a seguir
    • Asignar responsabilidades

 

MODULO 8

Qué habilidades desarrollar para potenciar la sinergia y la colaboración estratégica con el directivo: Strategic Partnership

 

  • Cómo definir la colaboración estratégica
  • Objetivo como colaborador estratégico: doblar la productividad del directivo, no asumir la mitad
  • Estudio de estilos personales de gestión directiva y conductas asociadas
  • Técnicas de anticipación / colaboración con el directivo
    • Escucha activa
    • Proactividad
  • Gestión del flujo de la información
  • Técnicas avanzadas de toma de decisiones con y para el directivo

 

MODULO 9

El Protocolo Empresarial: Cómo actuar ante visitas, reuniones y actos

  • ¿Por qué la mayoría de las normas sociales no tienen aplicación en el mundo de la empresa? Cortesía social y cortesía empresarial
  • El comportamiento corporativo de la secretaria en la recepción de visitas
  • El nuevo papel de la secretaria en las reuniones de trabajo:
    • Organización protocolaria cuando no tienes acceso a la reunión
    • La función de la secretaria cuando tiene una participación activa en la reunión
    • Plantillas básicas para el desarrollo de la documentación necesaria en la reunión
  • Cómo elaborar el proyecto de planificación y estructuración de un acto
    • La organización de actos protocolarios
    • Posibles distribuciones de la sala
    • Modelos de listas de invitados
    • Check list para la realización de cualquier acto
  • Legislación vigente sobre los actos protocolarios para la organización de eventos

 




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