Formación a Medida - Cómo implantar paso a paso un SISTEMA de GESTIÓN DOCUMENTAL para agilizar el almacenamiento, distribución, gestión y consulta de la información de su empresa


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Programa

Qué es y qué objetivos se persiguen con la implantación de un Sistema de Gestión Documental (SGD)

  • La Gestión Documental en el Marco del Sistema de Información y Conocimiento de la empresa
  • Razones para la implantación de un SGD en la empresa y criterios para valorar su rentabilidad
  • Los tres pilares básicos: diseño conceptual, herramientas tecnológicas y cultura informacional

 

Cómo identificar la problemática de partida

  • Identificar las necesidades de la empresa en cuanto al manejo de la documentación
  • Analizar los flujos de documentos y su relación con los flujos de trabajo
  • Analizar los soportes documentales y vías de producción y recepción de documentos
  • Detectar las duplicaciones e inconsistencias

 

Cómo crear la estructura del Sistema Documental

  • Elaborar el Mapa Sistemático de tipología documental
  • Determinar el ciclo de vida de la documentación: valor de uso y vida legal de los documentos
  • Decidir la política de uso-conservación del papel versus documentos en soporte electrónico
  • Definir las políticas de conservación, eliminación, almacenamiento y replicación de la documentación en soportes electrónicos. Gestión del espacio de almacenamiento electrónico: discos ópticos, CD-ROM, etc.
  • Definir los criterios de organización de la documentación y pautas para su control y recuperación en sistemas automatizados

 

Sesión Práctica: Cómo desarrollar una metodología de análisis y definir un proyecto

Integración del SGD dentro del marco del Sistema Integral de Información Empresarial y los Sistemas de Gestión del Conocimiento

  • Integrar los documentos en diferentes formatos
  • Integrar fuentes de información externas e internas
  • Integración de la mensajería electrónica al sistema documental
  • Integración de documentos y datos
  • Integración con los Sistemas de Workflow
  • Integración con los Sistemas de Groupware
  • Documentación y Sistemas de Gestión de Documentos: portales corporativos

 

Cómo elegir la herramienta tecnológica para el SGD

  • Qué funcionalidades ofrecen los Sistemas de Gestión Documental
  • Diferencias entre Sistemas de Gestión de Archivos, Gestión Electrónica de Documentos, Gestión de Contenidos y Gestión del Conocimiento
  • Posibles problemas de incompatibilidades de los SGD. Convivencia con múltiples sistemas
  • Los Sistemas de Gestión Documental en entornos Internet/Intranet/Extranet
  • Definir el nivel de funcionalidades aplicable a la empresa
  • Revisión de la oferta de productos existente en el mercado

 

Sesión Práctica - Revisión crítica de funcionalidades de diferentes SGD ofertados en el mercado

Aspectos prácticos de la implantación I: planificar necesidades y asignar recursos

  • Requerimientos hardware y software para implantar un SGD
  • Recursos necesarios para procesos de carga masiva de información
  • Calcular los costes del proyecto y establecer asignaciones presupuestarias
  • Periodificación del proceso de implantación

 

Aspectos prácticos de la implantación II: planificar y ejecutar los procesos de trabajo

  • Establecer prioridades, planificar el día a día y tomar decisiones respecto a la documentación histórica
  • Definir procedimientos de trabajo y atribución de responsabilidades
  • Organizar los procesos de captura masiva de información: digitalización y OCR de documentos en papel, integración de documentos existentes en ficheros electrónicos

 

Aspectos prácticos de la implantación III: gestionar el cambio

  • Repercusiones del SGD en la cultura corporativa de la empresa
  • Prever las resistencias al cambio: problemas de adaptación al nuevo entorno
  • Establecer una política adecuada de comunicación de objetivos del proyecto
  • Formación y apoyo en los puestos de trabajo en la fase de implantación



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