Formación a Medida - Desarrollo, protección y gestión del ARCHIVO DIGITAL


Estos programas pueden adaptarse en contenidos y horarios de acuerdo a sus necesidades. Consúltenos una solución formativa a medida en:

Telf. 91 700 49 53 / 39

incompany@ikn.es


Programa

MODULO 1

Introducción
-Análisis de conceptos clave
-Tipos de archivos y tipos de documentos
-Indización y recuperación: qué es indizable y qué no lo es
-Elementos a tener en cuenta previo a la digitalización

MODULO 2

Normativa o criterios de seguridad, normalización y conservación
-MoReq: modelo de requisitos para la gestión de registros electrónicos
-Normativa Isad(G): definición de los datos que se debe asociar a cada expediente documental
-Nuevo Reglamento LOPD aplicado al Archivo Digital
-Criterios de seguridad, normalización y conservación del MAP
-Normativa ISO para el archivo a largo plazo: PDF/A
-Aplicación e impacto de la normativa de Digitalización Certificada: EHA 962/2007, de 10 de Abril
> Análisis de la normativa relacionada con la Orden EHA 962: facturación electrónica, firma electrónica
> Firma electrónica: requisito para dotar de autenticidad a la factura electrónica y a la copia digital
> Requisitos de los procesos de facturación
> Requisitos de los sistemas de digitalización certificada
> Auditoría de los Sistemas de Digitalización Certificada


MODULO 3

Organización y tratamiento del archivo físico asociado al digital Puntos clave en la organización del archivo físico para recuperar fácilmente los archivos digitalizados: mecanismos e impacto de la digitalización en ese archivo

-Definición del tipo de organización
-Cómo se va a establecer la clave de recuperación de documentos
-Cómo gestionar la petición de los documentos originales
-Mecanismos de control
> Cómo comprobar que están todos los originales
> Cómo gestionar los préstamos de documentos

Preparación de la documentación

Expurgo

Criterios de selección


MODULO 4

OCR -Optical Character Recognition-

-Definición. Diferencias entre OCR, ICR y OMR
-Características, utilización y funcionamiento. Las imágenes textuales
-Cuándo y para qué conviene utilizarlo: ventajas e inconvenientes
-Imágenes buscables. Tecnología de capas en documentos TIFF y PDF


MODULO 5

Requerimientos de los sistemas de gestión digital
Requisitos de negocio que debe cumplir el sistema de gestión digitalizado

-Establecimiento de la vigencia de la digitalización
-Cómo debe estar disponible la documentación
-Posibilidad de impresión, copia o no
-Cómo se van a cifrar los datos
-Cumplimiento de la legislación de firma electrónica
-Cómo garantizar la trazabilidad del documento
-Cómo se va a poder auditar
-Cómo garantizar el control de copias

Requisitos tecnológicos para la selección del sistema digital
-Qué tipos de formatos de documento admite el sistema: formato jpg, tip, word, o sólo un formato
-Cómo se va a visualizar: sólo el texto, imágenes, fotografía, video
-Cómo se va a efectuar la búsqueda y recuperación: búsqueda por proximidad, campo libre, progresivas, de particular, a general, por campos definidos por el usuario, campos externos
-Sistema de seguridad y validación. Permisos de acceso: usuario, de documento, de las carpetas de almacenamiento de la base de datos
-Cómo se va a validar los cambios de documentos: firma simple,mixta, colegiada
-Cómo va a informar del estado del documento y su trazabilidad
-Posibilidades de mensajería: notificación y acuse de recibo
-Cómo se van a exportar los documentos


MODULO 6

Diseño, creación y desarrollo del archivo digital

Análisis de la situación y planificación del trabajo

-Cuál es la operativa actual y cómo debe ser en la nueva operativa.
-En qué procesos se generan los documentos
-Creación del equipo de proyecto
-Asignación de tiempos y recursos
-Definición de actividades: plan de implantación detallado
-Criterios para decidir qué documentos se van a digitalizar: facturas, albaranes
-Cuáles van a ser las fuentes de información

Diseño del modelo y características del archivo digital
-Estudio del modelo actual de archivo y definición de mejores propuestas
-Alcance de la aplicación. Estructura informática y entorno
-Tipos de sistemas a implantar.
-Sistemas híbridos. Documentos digitales y documentos digitalizados
-Características de un buen Sistema de Gestión Electrónica de Documentos
-Inventario, expurgo y archivo de custodia
-Criterios para la digitalización de documentos
-Definición de los formatos gráficos según usos y aplicaciones
-Nomenclaturas, descriptores, tesauros y modelos de metadatos
-Elaboración del proyecto. Directrices básicas

Síntesis de los datos
-Cómo recopilar toda la información relevante contenida en los diferentes documentos
-Definición de formularios o plantillas modelo

Modelización
-Cómo crear y definir un modelo de usuarios
-Cómo configurar un entorno de usuario para facilitar la tarea rutinaria del usuario
> Personalización de las diferentes opciones de configuración para los usuarios
-Cómo crear el modelo de datos
> Definición de la estructura jerárquica de la base de datos
> Definición de la política de seguridad de la documentación

Diseño del plan de formación para cada tipo de usuarios
-Administradores
-Usuarios
-Definición del tipo de formación

Plan de pruebas y control de calidad
-Cómo garantizar el correcto funcionamiento del archivo
-Cómo se va a llevar la carga inicial de documentos
-Cómo establecer el seguimiento del plan de implantación

MODULO 7

Protección del archivo
-Cómo llevar a cabo el proceso de cifrado
-Cómo definir los permisos
-Cómo establecer los parámetros especificados por la firma digital
-Cómo establecer la trazabilidad del documento
-Cómo garantizar que el archivo sea auditable
-Cómo definir el control de estado de los documentos
-Cómo definir el proceso de control de copias
-Establecimiento del sistema de backup

MODULO 8

Gestión/Operación y funcionamiento - Records Management
Cómo establecer todos los procesos que van a garantizar el correcto funcionamiento del sistema implantado

-Control de acceso/restricción
-Cómo llevar a cabo la carga de nuevos documentos
> Carga del histórico de documentos
-Copias de seguridad
-Seguimiento y soporte de incidencias
-Extensión del sistema a nuevas áreas de la empresa




Compartir este contenido en