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Decálogo para la mejora de la productividad directiva


Organización y planificación son los fundamentos básicos para sacar el máximo partido a las horas de trabajo en contextos laborales de alta demanda. Os ofrecemos un decálogo de buenas prácticas para mejorar vuestro rendimiento productivo.


 

Trabajar muchas horas no tiene por qué ser sinónimo de trabajar bien. De hecho, productividad es la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos, es decir, cuanto menor es el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema.

Sin embargo, las formas clásicas de gestión del tiempo son ineficaces para aquellas personas cuyas responsabilidades incluyen reuniones de duración indeterminada, eventos inesperados, decenas de correos pendientes, constante toma de decisiones sobre las prioridades actuales y, en suma, la necesidad de adaptarse constantemente a unos requerimientos cambiantes. El resultado indeseado de estos "contextos de alta demanda" es la acumulación de tareas, el estrés y la falta de control, el exceso de horas dedicadas al trabajo y la repercusión que supone en nuestra salud, relaciones y bienestar. Además, la calidad de nuestro trabajo se resiente: demasiadas cosas "en el último momento" y la perpetua carrera contra él. Pero sí es posible disponer de un sistema de organización profesional más moderna, flexible y evolucionada que nos permita ser personas mucho más productivas, creativas y relajadas.

Existen diferentes fórmulas para impulsar la productividad. Getting Things Done (GTD) es la propuesta lanzada por David Allen, consultor e instructor de productividad, que ha sido aceptada mundialmente como una de las metodologías más eficientes de organización personal.

La organización vuelve a ser el factor fundamental que promueve la productividad. Allen propone anotar en algo externo a nuestra memoria todas las tareas que quedan pendientes de realizar y promueve su 'regla de los dos minutos' por la cual insta a hacer una tarea si lleva menos de dos minutos realizarla, si no, recomienda anotarla para más tarde.

Otros hábitos que conviene adoptar para rendir más son los siguientes:

1. Planificar la jornada: Pensar a priori las tareas que hay que realizar, establecer un orden de prioridades, y marcar un horario para cada labor.

2. Empezar por lo más difícil: Al comenzar el día las personas tienen más energía por lo que es mejor empezar por lo más complicado

4. Afrontar las tareas de una en una: Hay que resolver cada cuestión de una en una y no estar centrado en cinco cosas a la vez porque, al final, no se terminará ninguna.

5. Descansar: Descansar durante cinco minutos cada cierto tiempo ayuda a desconectar y permite concentrarse mejor y hacer más productivo el tiempo dedicado a cada labor. Resulta mucho más eficaz que un único descanso de media hora por la mañana.

6. Aprender a decir 'NO': No tratar de abarcar más de lo que se puede hacer.

7. Reducir el número de reuniones al mínimo imprescindible: Hacen perder mucho tiempo y en muchos casos las cuestiones a tratar pueden resolverse con un email.

8. Delegar: Pedir ayuda en caso necesario y distribuir tareas.

9. Aprovechar el pico de productividad: A primera hora, a última, cada persona tiene un momento del día en el que es más productivo porque tiene más energía. Planificar el día para que lo más importante coincida con esa hora concreta de máximo rendimiento.

10. Orden: Un lugar de trabajo limpio y espacioso, una mesa bien organizada, ayudan a estar más relajado y trabajar mejor.

 

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24/03/2017