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¿Cuál es el mejor método para gestionar de manera inteligente sus archivos de información?


La gestión documental digital además de sustituir los documentos en papel por archivos digitales es un completo sistema que convierte los documentos de su empresa (correos electrónicos, facturas, contratos, etc.) en recursos y conocimientos empresariales muy valiosos.


La generación de documentos en papel parece abocada a su desaparición pero cada día son miles los documentos físicos que surgen de las oficinas  de un gran número de empresas de sectores como seguros, energía, telecomunicaciones, bufetes de abogados o banca así como de las Administraciones Públicas.

A partir de aquí surge el planteamiento de si ha llegado la hora de afrontar la digitalización de sus documentos, evaluando las ventajas y problemática de este proceso tecnológico.

A menudo, esa  montaña de documentos va creciendo y apilándose en cajas llenas en diferentes espacios.

Los activos de información constituyen una gran oportunidad de negocio para las organizaciones. Un Sistema de Gestión Documental Digital garantiza un ahorro de costes, productividad, eficiencia y aumento de la seguridad.

Por ello, en la era digital, las empresas necesitan un sistema que favorezca el trabajo flexible, en equipo y el uso compartido de la documentación. El control de los activos digitales de información debe involucrar de forma transversal a los distintos departamentos de la empresa.

Además, las compañías  se enfrentan cada día al cumplimiento de múltiples normativas y leyes cuyos procesos de gestión se realizan a través de documentos que se deben inventariar y controlar. Estos requerimientos suponen un alto coste en las organizaciones.

Por eso es necesario un Sistema de Gestión Documental digital que garantice la disponibilidad de los activos digitales de información, la reducción de riesgos y el cumplimiento de la legislación y normativa.

Para resolver todas las dudas y conocer las claves para poder implementar un sistema de Gestión documental digital , iKN España presenta una jornada

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Fuente: iKN Spain  |  16/03/2016